در این نوشته، یاد می‌گیرید که چگونه کارهای رایج و معمول خود را ساده کنید و با Quick Analysis tool در اکسل، بینش و ادراک جدیدی از داده‌ها به دست آورید.
مایکروسافت اکسل یک برنامه صفحه گسترده قدرتمند است که می‌تواند انواع مختلفی از داده‌ها را مدیریت کند، اما گاهی اوقات، بدون استفاده از توابع و فرمول‌های پیچیده، نیاز به دریافت سریع اطلاعاتی در خصوص داده‌ها دارید. اینجاست که Quick Analysis tool وارد عمل میشود. در این نوشته مواردی مانند اینکه Quick Analysis tool چیست، در کجای اکسل آن را پیدا کنیم، چگونه آن را فعال کنیم و چگونه از آن برای انجام کارهای رایج و معمول تنها با چند کلیک استفاده کنیم.
پس با من همراه باشید تا به طور کامل با این ابزار کاربردی و ساده آشنا شوید.
ابزار Quick Analysis چیست ؟
ابزار Quick Analysis یکی از ویژگی‌های اکسل است که به ما این امکان را می‌دهد تا براحتی به گزینه‌هایی برای تجزیه و تحلیل داده‌های مختلف یک محدوده انتخاب شده دسترسی داشته باشیم. تنها با چند کلیک، می‌توان داده‌های خام را به یک Table ، Pivot Table ، Chart یا Sparklines و سایر آنالیزهای بصری تبدیل نمود. به جای پیمایش در منوها و کادرهای محاوره‌ای مختلف، Quick Analysis یک راه حل ساده و راحت یک مرحله‌ای را ارائه می‌دهد.
ابزار Quick Analysis کجاست ؟
برخلاف اغلب ویژگی‌های اکسل که می‌توان آنها را در بخش‌های مختلف ریبون پیدا کرد، این ابزار به شیوه‌ای دیگر قابل دسترس خواهد بود.
برای دسترسی به ابزار Quick Analysis در اکسل، باید محدوده‌ای از سلول‌ها را در شیت خود انتخاب کنید. در گوشه سمت چپ و پایین محدوده انتخاب شده، یک آیکن کوچک را مشاهده خواهید کرد که یک علامت رعد و برق بر روی آن قرار گرفته و در واقع دکمه مربوط به ابزار Quick Analysis است. با کلیک بر روی این دکمه، منویی باز میشود که می‌توان از بخش‌های مختلف آن، ویژگی مورد نظر را انتخاب نمود.
اگر پس از انتخاب داده‌ها، این دکمه ظاهر نشد، از کلید میانبر آن یعنی Ctrl + Q استفاده کنید.
به خاطر داشته باشید که این دکمه فقط زمانی ظاهر میشود که محدوده انتخاب شده حاوی داده باشد و اگر شما یک محدوده خالی از داده را انتخاب کنید، ظاهر نخواهد شد.
فعال / غیرفعال کردن ابزار Quick Analysis
ممکن است در برخی موارد هنگام انتخاب داده‌ها، آیکن Quick Analysis نمایش پیدا نکند. در چنین حالتی، به احتمال زیاد این ویژگی در اکسل شما غیرفعال شده است و باید آن را به صورت دستی فعال کنید. فعال سازی این ابزار به صورت زیر است:
1. گزینه File را از سمت چپ ریبون کلیک کنید ؛
2. گزینه Options را انتخاب کنید ؛
3. در پنجره Options، به بخش General رفته و گزینه Show Quick Analysis options on selection را فعال کنید ؛
4. روی OK کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شود.
با این تنظیم، باید هر زمان که طیفی از داده‌ها را انتخاب می‌کنید، آیکن Quick Analysis قابل مشاهده بوده و دسترسی به ابزارهای آن فراهم باشد.
نکته: برای جلوگیری از ظاهر شدن ابزار تجزیه و تحلیل سریع هر بار که داده‌ها را انتخاب می‌کنید و جریان کار خود را قطع می‌کند، کافی است تیک گزینه Show Quick Analysis Options on Selection را بردارید تا آن را خاموش کنید.
چگونه از ابزار Quick Analysis استفاده کنیم ؟
استفاده از ابزار Quick Analysis فرآیندی کاملا بصری و کاربرپسند است. مراحل استفاده از این ابزار به صورت زیر است :
1. کار را با انتخاب محدوده مربوط به داده‌هایی که می‌خواهید تجزیه و تحلیل کنید، شروع کنید. این داده‌ها می‌تواند در یک Table، لیستی از اعداد یا رشته‌های متنی یا هر مجموعه داده مرتبط باشد.
2. به گوشه سمت چپ و پایین محدوده انتخاب شده توجه کنید و روی دکمه Quick Analysis کلیک کنید. در صورتی که این آیکن قابل مشاهده نبود، کلیدهای میانبر Ctrl + Q را فشار دهید تا آن را احضار کنید.
3. در منوی ظاهر شده، چند بخش از ویژگی‌های متناسب با نیازهای تجزیه و تحلیل داده‌های خود را کشف خواهید کرد. ماوس را روی یک گزینه خاص نگه دارید تا پیش نمایشی از نحوه تغییر داده‌ها را مشاهده کنید. وقتی روی گزینه مورد نظر کلیک کنید، بلافاصله روی داده‌های شما اعمال میشود.
براحتی ویژگی‌های مختلف را آزمایش کنید تا ببینید کدام یک، بهترین راه حل را به شما ارائه می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از Undo و Redo تغییراتی را که ایجاد می‌کنید لغو یا دوباره انجام دهید.
در ادامه 5 بخش اصلی در ابزار Quick Analysis را مورد بررسی قرار داده‌ایم. برای کسانی که ترجیح می‌دهند بدون استفاده از ماوس در برنامه‌ها حرکت کنند، کلیدهای میانبر صفحه کلید برای هر بخش نیز ارائه شده است.
بخش Formatting
در این بخش می‌توانید با اعمال قالب بندی شرطی، تجسم داده‌ها را افزایش دهید. گزینه‌های موجود در این بخش، به نوع داده‌ای که انتخاب کرده‌اید بستگی دارد :
- برای داده‌های عددی، می‌توانید از Data Bars، Icon Sets، Greater Than و Top 10% استفاده کنید تا اعداد مربوطه را در مجموعه داده خود هایلایت کنید ؛
- برای مقادیر متنی، موارد Duplicate ، Unique ، Cell that Contain یا Exact Match را برای شناسایی یا فیلتر کردن داده‌های خود بر اساس معیارهای متنی خواهید داشت ؛
- برای مقادیر تاریخ، می‌توانید تاریخ‌هایی را که مربوط به Last Month ، Last Week و همچنین مواردی مانند Greater Than ، Less Than یا Equal To را برای یک تاریخ خاص، هایلایت کنید.
برای دسترسی به بخش Formatting می‌توانید از کلیدهای میانبر Ctrl + Q و سپس F استفاده کنید.
بخش Charts
به غیر از روش‌های سنتی ایجاد نمودار در اکسل، می‌توانید از ابزار Quick Analysis نیز برای درج نمودار استفاده کنید. با اینکه Quick Analysis تعداد محدودی از انواع نمودار را ارائه می‌دهد اما به طور هوشمندی مناسب ترین نوع نمودار را به شما پیشنهاد می‌کند.
بر اساس داده‌های انتخابی شما، ابزار Quick Analysis اکسل نمودارهایی را نشان می‌دهد که برای نمایش گرافیکی داده‌های شما مناسب بوده و کمک می‌کنند الگوها، روندها و روابط را تجسم کنید. می‌توانید ماوس را روی هر نوع نمودار نگه دارید تا پیش‌نمایشی از شکل ظاهری آن در شیت نمایش یابد.
اگر نوع نمودار مورد نظر شما وجود ندارد، روی گزینه More Charts کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Insert Chart باز شود، جایی که می‌توانید از انواع دیگر نمودارها مانند Scatter ، Histograms ، Radar و سایر نمودارهای موجود استفاده کنید.
این ویژگی به شما کمک می‌کند تا نمودارهای موثر و جذابی را بدون صرف وقت زیاد برای قالب بندی و سفارشی سازی آنها، ایجاد کنید. با این حال، اگر بخواهید کنترل بیشتری بر ظاهر و عملکرد نمودارهای خود داشته باشید، می‌توانید از تب Chart Tools برای دسترسی به تنظیمات و ویژگی‌های پیشرفته‌تر استفاده کنید.
بخش Totals
از طریق بخش Totals می‌توانید به راحتی محاسبات مختلفی مانند مجموع، میانگین، شمارش و درصد کل را برای داده‌های خود انجام و نمایش دهید.
بسته به نوع و قالب داده‌ها در محدوده انتخاب شده، گزینه‌های مختلفی برای اعمال Totals مشاهده خواهید کرد. به عنوان مثال، اگر فقط داده‌های متنی دارید، تنها گزینه موجود Count خواهد بود که تعداد سلول‌های دارای مقادیر متنی را نشان می‌دهد.
Totals را می‌توان برای سطرها و ستون‌ها محاسبه کرد. برای محاسبه مجموع در ستون‌ها، چندین گزینه در رنگ آبی دارید. برای محاسبه مجموع در سطرها نیز ابتدا روی فلش پیمایش سمت راست کلیک و سپس از میان آیکن‌های رنگ زرد، آنکه بیشتر با داده‌های شما مطابقت دارد را انتخاب کنید.
بخش Tables / Pivot Tables
می‌توانید از طریق این بخش داده‌هایی که دارای ساختار جدولی هستند را به یک Table تبدیل کنید که مجهز به ویژگی‌های مختلفی مانند فیلتر، مرتب سازی و گسترش خودکار برای مدیریت حرفه‌ای داده‌ها است. علاوه بر این، می‌توانید یک PivotTable را نیز با استفاده از داده‌های انتخاب شده به‌عنوان منبع برای تجزیه و تحلیل داده‌های جامع‌تر در یک شیت جدید ایجاد کنید.
اطلاعات بیشتر در زمینه Table را می‌توانید از اینجا مطالعه کنید.
بخش Sparklines
Sparklines یک راه عالی برای نشان دادن روند داده‌ها به روشی فشرده و ظریف است. می‌توانید از این نمودارهای کوچک درون سلولی برای تجسم الگوها در مجموعه داده خود استفاده کنید. در این بخش سه نوع نمودار درون سلولی قابل انتخاب است: Line، Column، یا Win/Loss.
Sparklines می‌تواند به شما کمک کند اطلاعات مهمی مانند تغییرات فصلی، نقاط پرت یا پیشرفت به سمت یک هدف مشخص گردد. همچنین استفاده از این نمودارها می‌تواند خوانایی و زیبایی گزارش‌ها یا داشبوردهای شما را بدون اشغال فضای اضافه افزایش دهد.
مثال‌هایی در خصوص کاربرد ابزار Quick Analysis
در اینجا قصد دارم چند مثال عملی در خصوص نحوه استفاده از ابزارهای موجود در Quick Analysis در اکسل برای تجزیه و تحلیل داده‌ها ارائه کنم. در این مثال‌ها از یک مجموعه داده که مربوط به داده‌های فروش ماهانه اقلام مختلف است استفاده شده است. شما می‌توانید در انتهای نوشته، این فایل را دانلود کنید.
تبدیل یک محدوده عادی به Table
برای شروع مثال، اولین کاری که انجام میشود این است که محدوده داده‌ها را به یک Table تبدیل کنیم. تبدیل یک محدوده داده عادی به یک Table کاملاً کاربردی، مزایای متعددی را در بر خواهد داشت. از جمله این مزایا می‌توان به گسترش خودکار برای رکوردهای جدید اشاره کرد. به این معنی که تمام تنظیماتی که برای داده‌های فعلی انجام میشود، به‌طور خودکار روی رکوردهای جدید نیز اعمال میشود، بدون اینکه نیازی به انجام کار اضافه داشته باشید.
در ادامه مراحل تبدیل یک محدوده عادی به یک Table آمده است :
- داده‌ها را انتخاب کنید ؛
- آیکن مربوط به ابزار Quick Analysis را کلیک کنید یا از کلیدهای میانبر Ctrl+Q استفاده کنید ؛
- در منوی ظاهر شده، بخش Tables را انتخاب کرده و بر روی گزینه Table کلیک کنید.
با این کار قالب پیش فرض Table به محدوده انتخاب شده، اعمال خواهد شد. شما می‌توانید از طریق گروه Table Styles در بخش Table Design ریبون، نسبت به اعمال تغییرات مورد نظر، نظیر قالب Table یا سایر موارد اقدام کنید.
محاسبه درصد از مجموع سطرها یا ستون‌ها
در همان مجموعه داده قبل، فرض کنید می‌خواهیم دو چیز را بدانیم
- فروش هر ماه چند درصد از کل فروش است
- فروش هر آیتم چند درصد از کل فروش است
برای رسیدن به این هدف، می‌توانید درصد کل مقادیر را برای ستون‌ها (ماه) و ردیف‌ها (اقلام) محاسبه کنید. در زیر مراحل انجام این کار آمده است:
- داده‌های مورد نظر را انتخاب و آیکن Quick Analysis را کلیک کنید ؛
- در بخش Total و آیکن‌های آبی رنگ، گزینه Total % را کلیک کنید که باعث میشود درصدها برای هر ستون محاسبه گردد ؛
یک سطر به انتهای Table اضافه شده و حاوی درصدهای مورد نظر است.
برای اضافه کردن درصد کل برای سطرها، مراحل فوق را دنبال کنید، اما این بار از بین آیکن‌های زرد رنگ، گزینه Total % را انتخاب کنید. با این کار یک ستون جدید به Table اضافه شده و درصدها را به صورت سطری نمایش خواهد داد.
برای بررسی فرمولی که ابزار Quick Analysis آن را ایجاد کرده، یکی از سلول‌های ستون Total % را انتخاب و به نوار فرمول نگاه کنید. فرمول زیر در نوار فرمول قابل مشاهده است :
=SUM(Table4[@[فروردین]:[خرداد]])/SUBTOTAL(109;Table4[[فروردین]:[خرداد]])
همان طور که مشخص است، در فرمول فوق از آدرس‌های مربوط به Table استفاده شده است. اگر از یک محدوده عادی استفاده کنید، فرمول به مراتب ساده‌تری خواهید داشت که به صورت زیر است :
=SUM(B3:D3)/SUM($B$3:$D$15)
این فرمول، سهم جمع هر سطر را نسبت به جمع کل محدوده محاسبه می‌کند. در صورت کسر، مجموع مقادیر سطر جاری و در مخرج آن مجموع مقادیر موجود در تمام سطرها آمده است. کاراکتر $ در مخرج کسر، آدرس‌های موجود را به آدرس مطلق تبدیل می‌کند، بنابراین وقتی در سلول‌های دیگر کپی شود تغییری نمی‌کند.
اطلاعات بیشتر در خصوص انواع آدرس دهی را می‌توانید از اینجا مطالعه کنید.
هایلایت کردن سلول‌هایی که بزرگتر از مقدار مشخصی هستند
برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید :
- محدوده داده‌های مورد نظر را انتخاب و آیکن Quick Analysis را کلیک کنید ؛
- در بخش Formatting گزینه greater than را کلیک کنید ؛
- در کادر ظاهر شده، عدد مورد نظر را برای مقایسه مقادیر وارد و قالب مد نظر خود را نیز انتخاب کنید (قالب پیش فرض قرمز روشن برای سلول و قرمز تیره برای محتویات آن است)
- برای تائید بر روی OK کلیک کنید.
در ادامه نتیجه انجام مراحل فوق با در نظر گرفتن عدد 600 برای مقایسه آمده است.
ترسیم یک نمودار دایره‌ای
برای ترسیم یک نمودار دایره‌ای یا Pie Chart مراحل زیر را انجام دهید :
- داده‌های مورد نظر برای ترسیم نمودار دایره‌ای را به همراه برچسب‌های داده‌ها انتخاب کنید ؛
- بر روی آیکن Quick Analysis کلیک کنید ؛
- در منوی باز شده و از بخش Chart به گزینه Pie Chart اشاره کنید تا پیش نمایش نمودار را بر روی شیت مشاهده کنید ؛
- برای ترسیم آن، کافی است بر روی گزینه Pie Chart کلیک کنید. همچنین می‌توانید بر روی گزینه More Chart کلیک کنید تا به سایر نمودارها نیز دسترسی داشته باشید.
هر نموداری که با روش فوق ترسیم گردد، طبیعتاً داینامیک است، یعنی هر بار که رکورد جدیدی به Table اضافه یا حذف شود، نمودار به طور خودکار بروزرسانی میشود تا تغییرات را منعکس کند. این ویژگی برای زمانی که داده‌های شما دائم در حال تغییر هستند، بسیار مفید است.
پس از ترسیم نمودار، می‌توانید قالب، طرح و رنگ آن را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید. همچنین می‌توانید عناوین، برچسب‌ها و سایر عناصر را اضافه یا ویرایش کنید تا نمودار ترسیم شده جذاب‌تر و کاربردی‌تر شود.
درج Sparklines
برای درج سریع Sparklines یعنی نمودارهای کوچک در سلول‌های جداگانه که هر کدام یک ردیف از داده‌های انتخابی را نشان می‌دهد، کارهای زیر را انجام دهید :
- داده‌هایی که می‌خواهید برای آنها Sparklines ترسیم گردد را انتخاب کنید ؛
- بر روی آیکن ابزار Quick Analysis کلیک کنید ؛
- در بخش Sparklines نوع نمودار مدنظر خود را انتخاب کنید که می‌تواند یکی از سه نوع Line یا Column یا Win/Loss باشد.
انجام کارهای فوق باعث ترسیم Sparklines خواهد شد.
